Aki időpontra dolgozik, ismeri: be van írva a naptárba, félreteszed rá az időt, aztán a vendég nem jön. Nem szól, nem veszi fel. Az az óra elveszett, és utólag nem lehet eladni. Szalonban, rendelőben vagy egy helyszíni felmérésnél ez ugyanúgy fáj.
Miért marad el egy időpont?
A legtöbb esetben nem rossz szándékból. A tipikus okok:
- Elfelejti. Két hete foglalt, azóta sok minden történt.
- Közbejön valami, és nem tudja, hogyan mondja le egyszerűen.
- Kínos lemondania, ezért inkább nem szól.
Mindhárom ugyanarra vezethető vissza: nincs egy jókor érkező, egyszerű lehetőség arra, hogy megerősítse vagy lemondja az időpontot.
A megoldás három lépésben
- Visszaigazolás foglaláskor. A foglalás után azonnal megy egy SMS és egy e-mail az időponttal, a címmel és azzal, mire készüljön. Már itt kiderül, ha elírta a dátumot.
- Emlékeztető 24 órával előtte, IGEN/NEM válasszal. Egy rövid üzenet: holnap ekkor vársz, jön-e. Ha IGEN-nel válaszol, nyugodtan tervezhetsz. Ha NEM-mel, azonnal tudod, és van egy napod betölteni a helyet.
- Újrafoglaló link, ha lemondja. Aki lemond, rögtön kap egy linket, amivel új időpontot választhat. Így a lemondásból nem elveszett ügyfél lesz, hanem egy áttett időpont.
És ha mégsem jön el?
Ez is kezelhető. Ha a kezdés után 15 perccel sincs ott, a rendszer elmaradtnak jelöli, és elindít egy rövid, udvarias üzenetsort, amely felajánlja az újrafoglalást. Neked nem kell utánatelefonálnod, és nem kell kínos beszélgetést lefolytatnod.
Mit kell ehhez megtanulnod?
Semmit. Nem kell új programot használnod: a meglévő naptáradra vagy foglalási rendszeredre kötjük rá, és tesztelve adom át. Az üzenetek szövegét együtt írjuk meg, hogy úgy szóljon, ahogy te beszélsz az ügyfeleiddel.
Az emlékeztetőhöz az ügyfél telefonszáma és e-mail címe kell, amit a foglaláskor amúgy is megad. Ha később ajánlatot vagy kupont is küldenél neki, ahhoz a hozzájárulását is kérni kell. Ezt a foglalásnál egy jelölőnégyzettel beépítjük.
Ez az egyik modul abból az alaprendszerből, amit minden szakmára fel lehet építeni. Nézd meg, hogyan néz ki a te szakmádban, vagy kezdd egyetlen folyamattal: az Egy folyamat csomag pont erre való.